Odpowiedź na zapytania dootyczyace przetargu na dostawę i wyładunek oleju opałowego

 Bodzentyn, 27.12.2012

 AG-241-3/12

 

Dotyczy: przetargu nieograniczonego na dostawę  i wyładunek 35 000 litrów (ilość planowana z opcją +/- 20 %) oleju opałowego do Budynku Dyrekcji ŚPN w Bodzentynie przy ul. Suchedniowskiej 4  i 20 000 litrów (ilość planowana z opcją +/- 20 %) oleju opałowego do budynku Muzeum na Świętym Krzyżu.

 Odpowiedź na  zapytania:

1.      Czy dostawy do placówek  objętych zamówieniem  będą łączne ?

Ad 1. Dostawy do placówek objętych zamówieniem nie będą łączne.

2.      Jakiej pojemności  zbiornik na olej opałowy  znajdują się w poszczególnych placówkach  objętych zamówieniem i jaki sposób rozładunku  do niego paliwa  z autocysterny  jest wymagany, grawitacyjny czy przy zastosowaniu  pompy przy autocysternie ?

Ad. 2 Na Świętym Krzyżu  zbiorniki  na olej opałowy  są o pojemności 8 400 litrów, natomiast w Dyrekcji ŚPN w Bodzentynie 18 000 litrów.  Rozładunek paliwa do zbiorników z autocysterny bezwzględnie wymagany przy zastosowaniu  pompy przy autocysternie.

3.      Czy lokalizacja zbiorników / kotłowni  nie utrudnia dostaw  autocysternami  o wymiarach 9,2 m/2,8 m/3,4 m i 14,6 m/ 2,8 m/ 3,6 m ( długość, szerokość, wysokość)?

Ad 3  Zdecydowanie tak,  brak możliwości podjazdu   autocysterną  o długości 14,6 m / 2,8 m/ 3,6 m na Święty Krzyż i do Bodzentyna; podjazd na Św. Krzyż  autocysterną  o długości 9,2  utrudniony.

4.      Z uwagi na brak jednolitej  definicji  dni roboczych  prosimy o wyjaśnienie  jakie dni należy rozumieć  pod tym wyrażeniem  użytym w treści  wzoru umowy.  Czy są to dni  od poniedziałku do piątku  z wyłączeniem  dni  ustawowo wolnych od pracy  zgodnie  z art. 1  ust. 1 ustawy z dnia  18 stycznia  1951 roku  o dniach wolnych od pracy ( Dz. U.  Nr. 4 poz. 28 z póź,zm.)?

Ad 4 Dni robocze o których mowa we wzorze umowy są to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

5.      Jaki sposób rozładunku paliwa  z autocysterny  do zbiornika jest wymagany, grawitacyjny czy  przy zastosowaniu  pompy przy autocysternie?

Ad 5.  Odpowiedź w Ad. 2

6.    Czy zamawiający dopuszcza  przekazywanie faktur  VAT w formie elektronicznej  zgodnie z art. 106 ust 10 i 1 ustawy  z dnia 11 marca  2004 roku o podatku od towarów i usług  (Dz. U.  Nr 54, poz.535 z zmianami) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów  z dnia 28.03.2011 r.  w sprawie przesyłania faktur  w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania  oraz trybu  udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej ( Dz. U.  z 2011 roku nr 68 poz.360)

Ad. 6  Zamawiający nie dopuszcza przekazywania faktur VAT w formie elektronicznej.

7. Zgodnie z ustawą z dnia 6 grudnia  2008 roku  o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11) podstawą opodatkowania oleju opałowego/ oleju napędowego grzewczego  jest jego ilość , wyrażona w litrach  gotowego wyrobu  w temperaturze 15 0 C. Prosimy więc o określenie  czy podstawą do wystawienia faktury  będzie ilość dostarczonego oleju  opałowego  w temperaturze referencyjnej  15 0 C  zgodna z dowodem wydania z bazy  paliw, czy dostarczona ilość  oleju opałowego  w temperaturze 15 0 C   wg państwa  przyjęcia  z uwzględnieniem  normatywnych ubytków  (np wg wskazań  zalegalizowanego układu pomiarowego z kompensacją  do 15 0 C  przy autocysternie)?

Ad 7. Podstawą do wystawienia faktury vat będzie ilość dostarczonego oleju  opałowego  w temperaturze 15 0 C   wg przyjęcia  z uwzględnieniem  normatywnych ubytków  wg wskazań  zalegalizowanego układu pomiarowego z kompensacją  do 15 0 C  przy autocysternie.

8. Czy w opisie Wykonawcy jako strony umowy znajdą się wszystkie wymagane informacje zgodne z art. 206 Kodeksu spółek handlowych jeśli do realizacji zamówienia zostanie wybrana spółka?

Ad 8  Tak

9.  Czy w sytuacji nie dotrzymania przez Zamawiającego terminu płatności Wykonawca będzie mógł wstrzymać dostawy produktów do momentu uregulowania przez Zamawiającego przeterminowanych zobowiązań finansowych?

Z uwagi na dużą wartość zamówienia wnosimy o wprowadzenie do wzoru umowy zapisów regulujących tą kwestię np. w brzmieniu: „Dostawca zastrzega sobie prawo odmowy realizacji kolejnego zamówienia  w przypadku zalęgłości płatniczych  Zamawiającego. Takie zachowanie Dostawcy  nie będzie traktowane jako niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.”

Ad 9  Dostawy   będą odbywać się  sukcesywnie  w ilościach oleju opałowego,  na które,  w chwili zakupu, ŚPN posiadał będzie  zabezpieczone środki finansowe; w związku z czym  brak jest podstaw do wprowadzenia  proponowanych zmian.

10.  Jak Zamawiający będzie stwierdzał  zgodnie z §7 ust. 2 wzoru umowy że dostarczony  olej opałowy jest niewłaściwej jakości? Czy na podstawie badania próbek oleju opałowego pobranych z autocysterny wykonawcy zgodnie z normę PN-EN ISO 3170 ? 

       Od momentu zlania paliwa z autocysterny Wykonawcy do zbiorników Zamawiającego i podpisania przez niego dokumentu dostawy (WZ), paliwo staje się własnością Zamawiającego i na nim spoczywa odpowiedzialność za utrzymanie jego należytej jakości. Pomimo zaplombowania spustów zbiornika Zamawiającego, nie można wykluczyć ryzyka ingerencji osób trzecich w skład jakościowy paliwa np. poprzez dolanie lub wypompowywanie paliwa. Wykonawca może ponosić jedynie konsekwencje złej jakości paliwa powstałej z jego winny, dlatego przedmiotem analizy właściwości fizyko-chemicznych dostarczonego paliwa oraz podstawą do roszczeń powinny być próbki pobierane zgodnie z polską normą PN-EN ISO 3170 z jego autocysterny. Uzyskanie reprezentatywnej próbki ciekłych produktów naftowych wymaga wielkiej staranności, przestrzegania właściwej procedury oraz zachowania odpowiednich środków ostrożności . Zagadnienia te zostały opisane w przytoczonej Normie PN-EN ISO 3170 (Ciekłe przetwory naftowe – Ręczne pobieranie próbek) i na tą normę powołują się norma PN-C-96024 dla olejów opałowych  w kwestii sposobu pobierania próbek oraz Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 lutego 2007r (Dz.U. z 2007 Nr 41 poz. 261).

Ad.10  Zamawiający będzie stwierdzał  jakość dostarczanego oleju opalowego na podstawie pobranych próbek z   autocysterny wykonawcy   zgodnie zobowiązującymi przepisami i  normami ( PN-EN ISO 3170).

11.W zawiązku z przewidzianą w §8 ust 1 pkt. b) wzoru umowy karą za nieterminową realizacje dostawy, wnosimy aby zamówienia na poszczególne partie paliwa były składane wyłącznie za pośrednictwem faksu lub maila. Telefoniczne wywoływanie dostaw może powodować spory co do terminu złożenia zamówienia, trudno będzie udowodnić stronom umowy kiedy zostało złożone zamówienie lub zamówienie zostało przyjęte. W związku z powyższym wnosimy o modyfikację §2 ust. 4 i §3 ust. 2 wzoru  umowy oraz punktu III ppkt. 4 siwz tak aby zamówienia mogły być składane wyłącznie faksem lub mailem.

A11.Zamówienia będą składane zgodnie  z  § 3 pkt.2 Wzoru umowy tj. telefonicznie lub faksem. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną  zmianę umowy.

12. Od jakiej wartości umowy /zamówionej partii  będą liczone kary przewidziane w §8 ust. 1-2  wzoru umowy, netto czy brutto? Wnosimy o doprecyzowanie tej kwestii. 

Ad 12 Od wartości umowy / zamówionej partii brutto.

13. Zgodnie z art. 89 Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 roku o podatku akcyzowym warunkiem zakupu oleju opałowego z obniżoną stawką akcyzy tj. w wysokości 232 zł od 1000 litrów jest złożenie sprzedawcy oświadczenia, że nabywany olej opałowy przeznaczony jest do celów opałowych lub będzie sprzedany z przeznaczeniem do celów opałowych. W przypadku nie złożenia takiego oświadczenia kwota należnej akcyzy w wynosi 1822 zł od 1000 litrów oleju opałowego w temperaturze referencyjnej 15 °C.              

W związku z powyższym wnosimy o wprowadzenie do wzoru umowy zapisów regulujących tą kwestie. Proponujemy wprowadzenie poniższych zapisów:

1)        Zamawiający zobowiązuje się do składania Dostawcy oświadczeń o przeznaczeniu oleju opałowego wynikających z ustawy o podatku akcyzowym z dnia 06.12.2008 roku (wraz z późniejszymi zmianami) każdorazowo przy zakupie oleju opałowego najpóźniej w dniu odbioru paliwa.

2)        Jeżeli oświadczenia o przeznaczeniu oleju opałowego będą składane przez osoby upoważnione przez Zamawiającego, wówczas Zamawiający zobowiązany jest złożyć Dostawcy wykaz osób upoważnionych do składania tych oświadczeń.

3)     Zamawiający  w przypadku nie złożenia oświadczenia o przeznaczeniu oleju opałowego lub złożenia nieważnego oświadczenia, będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Dostawcy odszkodowania obejmującego pełną obowiązującą stawkę podatku akcyzowego dla ilości nabytego oleju opałowego nie potwierdzonej oświadczeniem o jego przeznaczeniu, a także do przejęcia innych obciążeń nałożonych na Dostawcę wynikających z niedochowania przez Zamawiającego obowiązków wynikających z zakupu produktu z obniżoną stawką podatku akcyzowego. 

Ad 13.  Zamawiający każdorazowo przy dostawie oleju opałowego  składa Dostawcy oświadczenie  o przeznaczeniu oleju opałowego –  na prośbę Dostawcy.

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie  proponowanych  zmian do umowy.